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LA CODIFICATION DES ARTICLES

La codification : une étape simple et rentable
Réussir à codifier les "articles" c'est sans doute être capable de répondre à beaucoup de questions : que vendons-nous ? qu'achetons-nous ? que fabriquons-nous ? Ce produit est-il identique ou différent de tel autre ?... 
 Une codification robuste des articles va permettre de poser les bases d'un projet de GPAO. Il faut savoir que cette étape n'est facultative car si l'informatique repose sur une codification "aléatoire" celle-ci sera simplement inexploitable !
Règles classiques de codification
La codification de gauche à droite selon une logique "descendante" est très courante. Plus on avance de gauche à droite, mieux on peut identifier l'article d'une manière unique. 
Le premier caractère peut signifier :

  •  le code société ou le code service si vous voulez compartimenter la base des articles en services de l'entreprise. 
  •  le code "activité commerciale" : une lettre qui précise la vie commerciale du produit (produit acheté, produit vendu, produit interne sans existence commerciale)
 

Les caractères intermédiaires décrivent l'article

Les caractères finaux sont moins significatifs Le respect d'une codification stricte est la garantie de la réussite du projet GPAO de votre entreprise !


La codification permet : 

  • Une recherche rapide et structurée des articles 
  • Une bonne communication entre les services commerciaux et la production 
  •  Une base statistique puissante et simple à exploiter 


Même si tous les programmes de GPAO récents le permettent, on évitera dans le code : 
  •  Les espaces (à cause de la représentation par code barre) 
  • Les minuscules 
  • Tous les caractères bizarres En revanche, l'alternance de chiffres et de lettres n'est pas pénalisante.
Code interne et codifications annexes
Il est préférable de mettre en place une codification interne à la GPAO et indépendante du langage déjà utilisé par les clients ou les fournisseurs de la société.


Le code GPAO se distingue : 

  • Du compte comptable associé au produit si celui-ci fait l'objet d'un achat (classe 6 en comptabilité) ou d'une vente (classe 7 en comptabilité) 
  • De la référence catalogue s'il s'agit d'un produit vendu par l'entreprise et figurant sur un catalogue des produits 
  •  Du code de ce produit chez son fournisseur d'origine s'il s'agit d'un produit acheté 
  • Du code de ce produit chez le client destinataire s'il s'agit d'un produit vendu 
  • De toute autre codification liée à une norme, une convention 

Souvent, le langage des fournisseurs et celui des clients sont importées dans l'entreprise et ils se mélangent avec le langage interne. Dans la mesure du possible, il faut se concentrer sur le code interne et s'affranchir des codifications provenant de l'extérieur de l'entreprise. 


Exemple : un article de négoce ART1 

Cet article figure sur un catalogue des produits sous la référence "REFART1". Il appartient à une classe de produits normalisé au niveau national "NF2003-5". Sa vente fera l'objet d'une ventilation sur le compte 701510. Chez vos fournisseurs FOURNI1 et FOURNI2, cet article s'appelle respectivement "REFFOU45" ou "REFFOU78". Chez vos clients CLIENT1, CLIENT2, CLIENT3, cet article s'appelle respectivement "REFCLIE54", "REFCLIE21", "REFCLIE98".

codart1